1 września 2019 r. zaczął działać wykaz informacji o podatnikach VAT, który ma pomóc firmom skutecznie i szybko weryfikować kontrahentów (tzw. zachowanie należytej staranności w obrocie gospodarczym – bardzo istotny element obrony w razie kontroli US). Wykaz zastąpił dotychczas funkcjonujące listy podatników VAT: zarejestrowanych i niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Biała lista znajduje się pod adresem:

https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/ i tam można sprawdzić czy kontrahent w ciągu ostatnich 5 lat (stan na dowolny dzień) był podatnikiem VAT (najwygodniej wyszukiwać po numerze NIP/KRS), informacje można wydrukować lub wygenerować w postaci pdf.

Najważniejsze dla przedsiębiorcy - Biała lista umożliwia m.in.:

• sprawdzenie czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,

• jeśli twojemu kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT, poznanie podstawy prawnej tych decyzji,

• potwierdzenie firmowego numeru rachunku bankowego, na jaki powinieneś zapłacić swojemu kontrahentowi.

W wykazie ponadto znajdziesz:

- podstawowe dane firmy (zgodne z KRS lub CEIDG) takie jak: nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy; numery NIP, KRS, REGON; adres siedziby;

- informacje o zarejestrowaniu jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony” (w tym daty rejestracji lub odmowy);

- w przyszłości pojawią się dane z KRS typu: informacja o członkach zarządu, prokurentach, wspólnikach.

Numery rachunków na białej liście podatników VAT

Są to tzw. rachunki rozliczeniowe, publikowane tylko w przypadku zarejestrowanych podatników VAT (czynnych/zwolnionych).

W wykazie nie znajdziesz danych firm (w tym numerów rachunków), które nie są podatnikami VAT (zwolnieni podmiotowo z VAT z uwagi na obroty poniżej 200 tys. zł na podstawie art. 113 ustawy o VAT), nawet jeżeli korzystają z konta firmowego – tych podmiotów biała lista nie obejmuje.

W wykazie nie znajdziesz także numerów rachunków osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które nie mają obowiązku posiadania rachunku firmowego, a rozliczeń firmowych dokonują poprzez rachunek osobisty (zezwalają na to inne przepisy), nawet jeśli są podatnikami VAT, a ich pozostałe dane figurują w wykazie.

Co zrobić, jeżeli na białej liście nie ma rachunku mojej firmy lub jest nieaktualny?

Jak najszybciej zgłoś swój rachunek firmowy (jeśli masz więcej niż jeden rachunek zgłoś wszystkie) do urzędu skarbowego. Zobacz jak to zrobić:

- firmy zarejestrowane w CEIDG: dokonaj osobiście zmian w CEIDG

- firmy zarejestrowane w KRS: złóż zgłoszenie na druku NIP-8

- spółki cywilne: złóż zgłoszenie na druku NIP-2

Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy

Od 1 stycznia 2020 r., jeśli zapłacisz swojemu partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15 tys. zł na inny rachunek bankowy, niż podany w wykazie:

• nie będziesz miał możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu kwoty w tej części, w jakiej płatność przekracza kwotę 15 tys. zł. Nie będzie przy tym miała znaczenia liczba transakcji, na jaką podzielisz płatność wynikającą z jednej faktury,

• będziesz ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

Będziesz mógł uwolnić się od tych sankcji, jeśli najpóźniej w ciągu 3 dni od zrobienia przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego poinformujesz o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.

Dane podatników są aktualizowane raz dziennie, w każdy dzień roboczy. Dlatego powinieneś sprawdzać numer rachunku bankowego swojego kontrahenta tego samego dnia, w którym planujesz zrealizować przelew. Sprawdź czy numer rachunku bankowego podany na fakturze jest taki sam jak numer rachunku na białej liście podatników VAT. Jeśli rachunek nie jest taki sam, powinieneś to wyjaśnić ze swoim kontrahentem przed dokonaniem płatności.

Jeśli jesteś zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym/zwolnionym i przyjmujesz płatności powyżej 15 tys. zł, sprawdź na białej liście podatników VAT czy numery rachunków twojej firmy są prawidłowe. Brak lub błędny rachunek naraża na sankcje twoich kontrahentów, którzy będą płacić ci za towary lub usługi po 31 grudnia 2019 r.

Do 31 grudnia 2019 r. płatności na rachunek inny, niż podany w wykazie, nie są obciążone sankcjami.

Więcej o konieczności posiadania rachunku firmowego w  materiałach o MPP (mechanizm podzielonej płatności)